01
02
03
04

Chefspanelen

Du som är chef är ofta ensam med stora beslut och komplexa situa­tioner.  För att du ska kunna ta del av hur dina chefskollegor runt om i landet resonerar, lanserar vi i det här numret Tidningen ÄO:s chefspanel. Vårt mål är att panelen ska bidra till en öppen dialog om med- och motgångar.

Vilken kompetensutveckling på området har du fått genom arbetsgivaren?

emma karlsson
Emma Karlsson. Enhetschef på demens­boende Ebbesgården i Huskvarna. Chef i 6 år.

När jag började tjänsten som enhetschef fick jag gå igenom vårt ekonomiprogram med en ekonom. Det var bokat två timmar. I dag har jag möjlighet att boka tider för genomgång. Jag skämtar ofta med min chef om att jag vill gå en kurs i kommunal budget för dummies eftersom jag öppet erkänner mina brister i det här ämnet. Jag är utbildad sjuksköterska, danslärare och vårdlärare och har dessutom gått en utbildning för chefer inom äldreomsorgen. Men inte i någon av dessa utbildningar har det ingått kurser i budgetarbete, trots att kommunal budget är invecklad och svår att påverka. Jag skulle behöva mycket mer kompetens i den frågan.

Rikard Stromqvist
Rikard Strömqvist. Enhetschef för Tibro demensorganisation. Chef i 14 år.

Jag har haft internutbildningar med ekonomiavdelningen. Antingen genom controllers eller ekonomer. Har sett lite olika ut på olika arbetsplatser. Merparten av kunskapen har väl ändå kommit utifrån det löpande arbetet och olika utmaningar som varit under åren.

Lilian Bohlin
Lilian Bohlin. Äldreomsorgschef i Tjörns
kommun. Chef i 19 år.

Jag har fått mycket på många vis, jag har läst fortsättningsutbildningar som strategiskt ledarskap, att leda förändringsarbete, nationella ledarskapsutbildningen och även min UGL-utbildning. Vissa delar läser jag på egen tid men jag anser att utbildningarna har gett mig och min verksamhet vinster, att kontinuerligt stimulera till nytänkande då omvärlden förändras är en viktig del i ledarskap och att kunna följa sin verksamhet.

Anette Isaksson
Anette Isaksson. Enhetschef i äldreomsorgen
i Emmaboda. Chef i 19 år.

Jag har fått kontinuerlig utbildning i ekonomisystemet vi använder. Det gör att man samtidigt diskuterar andra frågor som rör ekonomi, budget m.m. Vi har även fått en grundlig utbildning i inköp och upphandling. 

Hur diskuterar du ekonomi med dina medarbetare?

Emma Karlsson
Jag redovisar vår budget på varje APK. Går igenom hur den mall vi har för att räkna personaldimensionering ser ut och varifrån siffrorna kommer. När vi ligger på minus ber jag dem om hjälp att skriva handlingsplan. Ju fler som kan tänka ut idéer och lösningar på hur vi kan komma i balans, desto bättre! Den absolut sista åtgärd jag vill ta till är att minska på antalet medarbetare. När vi går plus ber jag dem om hjälp med att diskutera investeringar. Jag vill att personalen ska vara delaktig i beslut som fattas och känna att de kan påverka. Tyvärr är det svårt när allt ska sparas och snålas, många kommuner har det kärvt ekonomiskt.

Rikard Strömqvist
Vi har en punkt på varje arbetsplatsträff som innefattar ekonomi. Det viktigaste tror jag är att man arbetar för en öppenhet vad det gäller ekonomi. Den absolut största kostnaden är personal. Kan man uppmuntra medarbetarna att hela tiden fundera på att spara resurser i goda tider (alltså om tyngden är låg) och använda resurser när det är behov, så blir ekonomin bättre. Vi diskuterar också mycket med att arbeta ”över gränserna”, både i våra verksamheter och mellan dem. Det gör medarbetarna väldigt bra, både dag, kväll och natt, vilket både ger en bättre arbetsmiljö och bättre ekonomi. Sådana positiva saker måste också återkopplas till alla.

Lilian Hansson
Jag diskuterar ekonomi väldigt ofta med mina medarbetare. Vi har en politiskt styrd organisation och vi måste kunna hantera vår skattekrona på det bästa sättet. Tittar vi på kommuner i landet så ser vi att kvalitet inte alltid går samman med att ha fått den högsta summan att driva verksamheten på. Nu arbetar vi mycket för att få in välfärdstekniken på ett bra vis och då handlar det om att följa varje del väldigt noga. Vi talar ekonomi både på vissa veckoträffar, även på våra ledningsträffar och även mer kontinuerligt med hemtjänstområdena då det är en verksamhet som förändras mycket. Ibland tar vi till och med fram våra miniräknare för att gå igenom våra siffror manuellt.

Anette Isaksson
Punkten finns oftast med på våra APT. Det är också viktigt att föra diskussionen i vardagen. Att ställa oss frågan: Behöver vi vikarie eller kan vi klara oss utan?

Vilka fallgropar skulle du varna nya chefer för?

Emma Karlsson
En är att det är många datasystem som inte alltid uppdaterar sig mot varandra. Till exempel kan det skilja hur många medarbetare jag har i personalprogrammet mot vad jag har i ekonomiprogrammet. En annan är att tro att ekonomin är balanserad för de boendes behov. De som bor hos oss har ofta ett högre behov än vad vi får ersättning för. Du kommer oundvikligen att hamna i ett etiskt dilemma och dina medarbetare tycker att det är tungt. Bli inte hysterisk när du går minus i budgeten, ofta är våra ekonomiprogram efter, vilket gör att de åtgärder du gjort akut heller inte syns förrän en eller två månader senare.

Rikard Strömqvist
Jag vet inte om det är några fallgropar, men ekonomin är ju en central del av ansvaret i en chefstjänst. Det är ju också det som är mest fokus på även om ansvaret även är arbetsmiljö och verksamhet. Jag vill inte säga att det inte fokuseras på arbetsmiljö och verksamhet, men dessa är ju många gånger kopplade till just ekonomiska resurser. Som chef kanske man tycker om att utveckla verksamheten och tänka framåt, men det kan bli svårt i vissa lägen när ekonomin är sämre. Men det blir utvecklingstider också och då har man nytta av kärvare tiders erfarenheter. När det är ekonomiska utmaningar så sliter det ganska mycket, samtidigt som det utvecklar en. Så det är väl mer ett litet råd att det är så det ser över tid.

Lilian Hansson
Att vilja för mycket och för fort och att vilja vara alla till lags, vilket är svårt när du har en verksamhet att sköta. I ledarskapet så är man ofta ett verktyg som blir utsatt för olika ting och processer. Att känna till att grupper går igenom olika faser och att det är helt normalt är viktigt att känna till. Ibland kan jag se chefer som blir rena administratörer och ofta händer detta som ny ledare då man inte hunnit hitta ”kostymen” för sitt eget ledarskap. Ibland tänker jag tillbaka på mina år som ledare och kan skratta åt många delar och hur jag lärt mig under åren och det intressanta är att jag ofta ser att nya ledare gör på samma vis, som jag gjorde i början.

Anette Isaksson
Det gäller att hålla balansen mellan att skapa oro och att skapa engagemang i frågan. Den ekonomiska frågan får inte ta fokus från verksamhetsfrågorna så som värdegrund, bemötande m.m. Men det finns ofta många kloka idéer om hur pengarna kan användas ute i verksamheterna som vi måste ta tillvara.

Vilka har de största ekonomiska utmaningarna varit för dig som chef?

Emma Karlsson
Den absolut största utmaningen är att acceptera ersättningssystemet och den begränsade mängd resurser som finns inom äldreomsorgen, kopplat till de krav som samhälle, jag själv och mina medarbetare ställer på den vård och omsorg vi ska bedriva. Många gånger så vill vi ge våra äldre mycket mer än vad vi har resurser till. Det gör att många av oss har en etisk stress.
Det är som när en av mina tidigare kollegor gick in på en pizzeria och beställde en kebab. Pizzabagaren frågar om hen vill ha stark eller svag sås. Hen önskar stark sås varvid pizzabagaren svarar att de endast har svag sås. Precis så tycker jag att självbestämmandet många gånger ser ut inom äldreomsorgen. Eller så får vi slita på medarbetarna för att göra dubbelt så mycket på hälften av tiden. Själva huset är också en utmaning, det behöver anpassas efter verksamheten och det belastar också ekonomin. Huset byggdes på 1990-talet och sedan dess har arbetsmiljö­krav och verksamhetens inriktning ändrats. Den ersättning vi får kommer från skattemedel, men ingen vågar öka skatten.

Rikard Strömqvist
Under de 15 år jag arbetat som chef så har det varit många utmaningar som varit tuffa, då verksamheten haft dålig kvalitet, arbetsmiljö och ekonomi. Oavsett vilken ekonomisk utmaning man stått inför så blir det ganska akut och det är året man är i som ska klaras av eller rättas till. Då blir det alltid tufft när det kommer till att säga nej till det mesta som inte är relaterat till arbetsmiljö och patientsäkerhet. Det har varit situationer där det är totalt inköpsstopp och sparbeting på flera miljoner i en inte allt för stor verksamhet. Det blir såklart en utmaning, speciellt eftersom att det skapar oro. Men jag vill återigen också framhålla att organisationen kan utvecklas och bli bättre av sådana situationer. Målet är ju ändå att vi ska ha en så effektiv och bra verksamhet som möjligt och att alla resurser ska gå till vårdtagarna. Om vi inte har utmaningar så utvecklar vi oss inte.

Lilian Hansson
Att använda tilldelad budget på bästa sätt och att se hur små organisationsju­steringar förändrar och faktiskt kan bidra till mycket mer effektiv verksamhet. Vi kommer att bli fler äldre och vi måste använda våra resurser på ett annat sätt i framtiden. Välfärdstekniken kan hjälpa oss till vissa delar, men samtidigt som vi inför dessa metoder måste vi se vilka insatser vi kan dra in på. Under åren med hemtjänst så måste jag berätta att mycket av min tid har gått till att räkna på hur vi får till detta på ett kvalitativt och ekonomiskt bra sätt för både den äldre och för vår skattekrona. Att leda är en speciell position och ofta har man bara sig själv som enda verktyget att använda i stora och svåra frågor. Att leda äldreomsorg innebär ett kontinuerligt räknande och som ledare måste du gilla att räkna.

Anette Isaksson
De största utmaningarna är alltid i samband med att budgeten inte hålls och vid besparingskrav. Emmaboda kommuns äldreomsorg är en av de billigaste i landet och vid besparingskrav finns det oftast inget att ta av. Det är viktigt att alltid ha ekonomin med sig i arbetet. Då vår budget främst består av personalkostnader så handlar det mycket om hur vi organiserar oss. Använder vi våra personalresurser på rätt sätt? Hur frisktalen ser ut påverkar också kostnaderna mycket. Ett förebyggande arbete för att få så litet antal sjukdagar som möjligt är i dag nödvändigt för att kommunerna ska klara sina budgetar. Det handlar om att skapa KASAM för oss anställda. Att veta varför vi gör som vi gör och att få vara delaktig i sitt dagliga arbete är en nödvändighet för trivsel på jobbet.

Läsa vidare?

Denna artikel är publicerad i tidningen Äldreomsorg.
För att läsa vidare behöver du logga in.

Är du inte prenumerant än?
Tidningen Äldreomsorg är landets vassaste tidning för dig som arbetar inom äldreomsorgen. Den håller dig uppdaterad kring det senaste inom forskning, arbetsmetoder, trender och goda förebilder.

Klicka vidare på Bli prenumerant för att läsa mer.

Bli prenumerant