Pluggade för att förstå kalkylen

Malin Frick har varit chef inom äldreomsorgen i femton år. Hon har arbetat inom kommunala, idéburna och privata organisationer, både i hemtjänst och på boenden. Men någon utbildning i ekonomi har hon aldrig fått, oavsett arbetsgivare.

Fem olika jobb kan ha samma titel och samma lön, men de är helt olika. På det ena jobbet finns en hel ekonomisk avdelning och controller, som jag kan samarbeta med i allt som rör ekonomi och budget. På ett annat jobb är jag den enda som kan ekonomi. Det skapar helt olika förutsättningar”, konstaterar Malin Frick.

Sedan 1 maj i år är hon chef för hem­tjänstföretaget Avalina Care, som utför hemtjänst för Stockholms stad, men finns i Solna Centrum. Malin Frick är anställd på halvtid. På den andra halvan driver hon franchiseföretaget ”GOveteran”, ett bemanningsföretag för seniorer. Avalina Care är nystartat och har i dag tio kunder och sex anställda, plus en administratör som planerar turerna.  Kontoret är ljust och andas nytt. Här sitter ännu ingenting i väggarna, utan det finns frihet att skapa nya rutiner.

– Jag lockades av att få vara med från början, att få sätta min prägel på en arbetsplats som inte ännu är fast i vanor och rutiner. Här kan jag vara med och påverka och ekonomi är en viktig del i det. Genom klok, inte snål, ekonomi kan verksamheten förbättras. Jag tycker också det är spännande att min nya chef är ekonom.

Malin Frick halkade in i äldreomsorgen genom ett sommarjobb på ett äldreboende. Efter ett och ett halvt år var hon verksamhetschef och hade funnit det yrke hon fortfarande brinner för. I elva år arbetade hon på Attendo, ”jag växte upp där”, som hon uttrycker det.  

– Som chef på Attendo fick jag veta att ”min enhet var min affär”. Jag hade ett ekonomiskt ansvar för den, men jag fick också stöd både i arbetet med budgeten och med att följa den.  Det var krävande och kul, summerar hon.

Så småningom ville Malin Frick utmana sig själv, lära nytt, men också kunna påverka mer än vad som är möjligt på en stor verksamhet. Därför har hon på senare år med avsikt bytt jobb flera gånger.  I botten har hon en undersköterskeexamen som hon med stöd av Attendo kompletterat med socialrätt, samt utbildning i personal- och organisation.

Under de olika chefsbefattningar hon haft har Malin Frick slagits av hur viktig ekonomin är i verksamheten, men också hur olika krav det ställs på ekonomiskt kunnande och erfarenhet. Ibland har budskapet från ekonomiavdelningen varit: ”Du ligger back, fixa det!” Ibland har det funnits controllers som funnits med som stöd i budgetarbete och verksamhetsplanering.

– Jag insåg att jag behövde lära mig mer ekonomi, för hur ska jag kunna fixa ett underskott om jag inte vet var läckan finns? Att känna osäkerhet kring ekonomin skapar också otrygghet och den tar tid, säger hon.

På eget initiativ gick hon en kurs i företagsekonomi parallellt med arbetet som chef. Det var inget självklart val, berättar hon och skrattar.

– För mig var ekonomi synonymt med matte, som jag avskyr. Men när jag väl börjat med företagsekonomin såg jag nyttan. I dag skulle jag aldrig ta ett jobb om jag inte visste vilket ansvar och vilket mandat jag har och förväntas ta ekonomiskt, slår hon fast.  

Hennes syn på ekonomi i verksamheten är att det är skattebetalarnas pengar hon som chef har hand om och de äldre ska få bästa möjliga nytta för det de betalar. För chefen handlar det om att erbjuda trygg och säker omsorg, samtidigt som personalen har en bra arbetsmiljö. Det är en balansgång som inte alltid är lätt att hantera.

– En del personalgrupper har för mycket fokus på sin egen arbetsmiljö. Andra har så mycket fokus på kundernas behov att de glömmer sin egen hälsa och det kan ske till ett högt pris för ohälsa. Därför är balansen viktig och ett exempel på att kvalitet inte alltid behöver kosta pengar. Det är också viktigt att skapa bra rutiner från början.

Med bra rutinermenar Malin Frick till exempel bra datorsystem, som kan lösa bemanningsfrågor utan att chefen alltid måste ta sig till kontoret. Andra exempel är att ha koll på bilarna och på lokalens placering i förhållande till kunderna.

Hennes erfarenhet är att det är stora skillnader på arbetet med ekonomin på boenden och hemtjänst. Ett visst antal boenden ger pengar in och även om kostnadsposterna är fler på boenden, så är ekonomin mer förutsägbar. Inom hemtjänsten är intäkten i varje minut kopplad till utförd tid hos kunden. Det innebär att om en kund hamnar på sjukhus, tackar nej till en tjänst eller dör, så försvinner inkomsten med omedelbar verkan.

– Det är jättesvårt och en enorm utmaning för hemtjänsten.

Följden är att personalstyrkan hela tiden måste anpassas till en i högsta grad föränderlig verksamhet. A och o är också att kunna mäta varje minut personalen är inloggad. Det är där intäkterna kommer in och därför måste varje person redovisa arbetad tid. Att betala månadslöner till medarbetare som av olika anledningar, det kan vara okunskap om inloggningssystemet eller något annat, inte debiterar full tid är i längden ohållbart.

– För mig är det ingen konflikt att kombinera ekonomi och omsorg. Vi måste använda andras pengar rätt. Därför vill jag göra ekonomin tydlig för alla medarbetarna, så de känner sig delaktiga. Generellt är det ju så att större ansvar inom ett område också ger mer engagemang i andra delar av arbetet.

"För mig var ekonomi synonymt med matte, som jag avskyr. Men när jag väl börjat med företagsekonomin såg jag nyttan.”

Numera är det självklart för Malin Frick att ställa frågor om ekonomin på en anställningsintervju. Hur ser intäkter och utgifter ut? Vilka behov finns i verksamheten?

– Jag vill vetade ekonomiska förutsättningarna, så jag vet vad jag ger mig in på och kan klara. Jag är mån om mitt rykte och mitt namn är mitt varumärke.

Så hur rustar sig en blivande chef i förhållande till de ekonomiska kraven? Malin Frick tycker inte att alla behöver kunna företagsekonomi. Det är att sätta ribban för högt för en funktion där kraven redan är höga. Helst skulle hon vilja att kommunerna tog ett större ansvar.

– Kanske skulle kommunerna erbjuda alla nya chefer en chefsutbildning eller introduktion där företagsekonomi är en del? Det borde även ligga i deras och företagens intresse att erbjuda basutbildning till dem som ansvarar för ekonomin, oavsett om vi jobbar privat eller offentligt så utför vi ju arbete för kommunen och det är skattebetalarnas pengar vi hushållar med.

Fem frågor inför en anställningsintervju
  1. Finns någon som kan affärsområdet?
  2. Hur ser de ekonomiska målen ut?
  3. Hur stor är vinstmarginalen?
  4. Finns någon som kan ekonomi och ger stöd?
  5. Hur diskuteras ekonomi i verksamheten?
Stöd i chefsrollen
  1. Kurs eller stöd i budgetarbete.
  2. Kunskap i hur man analyserar sin verksamhets resultat samt gör eventuella åtgärdsplaner.
  3. Kunskap i olika ekonomiska system för att kunna koppla ihop utgifter och intäkter, samt hitta balanser däremellan.

 

Läs fler

Gunhild Wallin

Gunhild Wallin

Socionom och journalist samt verksam vid Ersta Sköndal högskola.

Läsa vidare?

Denna artikel är publicerad i tidningen Äldreomsorg.
För att läsa vidare behöver du logga in.

Är du inte prenumerant än?
Tidningen Äldreomsorg är landets vassaste tidning för dig som arbetar inom äldreomsorgen. Den håller dig uppdaterad kring det senaste inom forskning, arbetsmetoder, trender och goda förebilder.

Klicka vidare på Bli prenumerant för att läsa mer.

Bli prenumerant